Organizzarsi con la posta elettronica

Organizzare le emailDi solito chi ha la qualità di essere ordinato e organizzato riesce a districarsi bene e in poco tempo, oltre che sulle faccende domestiche, anche tra i vari impegni quotidiani e il lavoro.

A me una grande mano me la da la posta elettronica, ebbene sì, senza, farei il doppio della fatica a risolvere le situazioni che si propongono nella mia quotidianità, non parlo solo del lavoro che in pratica va avanti solo grazie alle e-mail, ma anche degli impegni  da vita privata.

Anche la posta elettronica va organizzata bene per essere più funzionale possibile.

Io  al di fuori del lavoro ho 3 account di posta elettronica :

– Account per ricevere e-mail di pubblicità: newsletter riguardanti promozioni, concorsi, sconti, informazioni su tessere fedeltà, volantini digitali ecc. ecc;

– Account per la vita quotidiana;

– Account per il blog.

Tutti e 3 l’ho impostati anche sul mio cellulare per avere la notifica immediata sulla videata principale.

L’e-mail che mi da più lavoro è sicuramente quella delle pubblicità, ne arrivano molte al giorno,  chi mi segue sa che questo controllo per me è normale routine prima di andare a fare la spesa, quindi c’è da leggerle, vedere quelle che mi possono interessare subito, tenere in evidenza quelle che più in la potrebbero essermi utili, stampare eventuali buoni, partecipare ai concorsi,  ed eliminare immediatamente ciò che non mi serve.

Un aiuto per gestire al meglio le email è la creazione di cartelle dove spostate i messaggi a seconda del contenuto.

Per esempio ho creato una cartella “password” dove ho inserito tutte le email ricevute per ricordarmi i dati di accesso ai vari portali, ma nel caso la mia posta abbia dei problemi ho trascritto questi dati anche in un foglio excel su una pennetta usb, non si sa mai!!!

L’ email che giudico più “seria e ufficiale” è quella utilizzata per risolvere gli impicci. Invece di correre a destra e a manca, cerco sempre di farmi inviare tutto su questa e-mail: preventivi assicurazioni auto, offerte di lavori per casa, offerte delle vacanze dall’agenzia viaggi, con questa e-mail cerco chiarimenti anche con il commercialista o con la banca, così tutti gli accordi presi rimangono tracciati, può farmi comodo tenere tutto in vista, se mi interessa sapere qualcosa che non ricordo bene, basta spulciare l’email vecchie.

Cancello sempre lo spam, ma prima controllo se ci è finita qualche email desiderata.

Grazie a Google Drive ho tutto sempre con me, se sto fuori casa e c’è bisogno della copia di qualche documento, li so che ho archiviato in pdf, copie di carte d’identità, patenti, codice fiscale ecc ecc.

L’email che utilizzo per il blog è la più divertente, mi piace ricevere notifiche di un nuovo commento da approvare, la utilizzo poco perché di solito vado direttamente sulla videata statistiche e controllo se il pallino arancione è presente vicino alla campana oppure vado su lettore per leggere i nuovi post dei siti che seguo.

Se devo dirvi la verità l’ho utilizzata una sola volta per scrivere ad un blog con molti follows che aveva utilizzato la mia foto con sotto scritto la fonte sbagliata, naturalmente non ho ricevuto risposta.

 

 

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